La pesadilla de coordinar agendas

Si estás a cargo de una escuela de baile, música o teatro, te has enfrentado, sobre todo al inicio de clases, con la dificultad de coordinar agendas. Esta es una actividad a la que debes dedicarle mucho tiempo y, en consecuencia, descuidas otras tareas más productivas. Descubre cómo librarte de esta pesadilla.

coordinar agendas
Deja de gastar tiempo y energías en coordinar agendas.


Cuando se habla de productividad en el trabajo se hace hincapié en la gestión del tiempo y en cómo evitar el desperdicio de horas útiles. Muchas horas a la semana se dedican a intercambio de emails, llamadas telefónicas y mensajes para encontrar horarios convenientes para todos los participantes de la actividad que queramos llevar a cabo. Esta tarea ya es difícil si solo quieres convocar a los asistentes de una reunión: ahora multiplica ese esfuerzo por la cantidad de clases o disciplinas que tienes en tu academia, los salones de clase o plataformas virtuales, para que no haya superposiciones de horarios y que todos los profesores dispongan de un lugar (físico o virtual) para realizar sus tareas.

Es importante que identifiques por qué gastas tanto tiempo y energía en coordinar agendas. Tal vez llevas años con esta rutina y no lo has identificado como un problema, pero todavía no te has dado cuenta de que puedes evitar pérdidas no solo de tiempo sino también de dinero, ya que una hora que se pierde planificando el calendario es una hora que habría podido dedicarse al crecimiento de tu negocio.

En primer lugar, tal vez sigas utilizando una agenda tradicional en papel. Siempre has trabajado de esta manera y te gusta el toque humano de escribir de puño y letra, pero para llevar adelante un negocio hoy en día debes dejar de lado el romanticismo. En una agenda de papel no se pueden corregir errores fácilmente y, lo que es más importante, tienes que tenerla siempre contigo para poder acceder a ella.

Si ya estás usando un calendario electrónico, el problema con el que te encuentras es que no todos los involucrados utilizan las mismas plataformas, entonces puede ocurrir que algunos profesores no acudan a sus clases o lleguen con retraso, porque la agenda no es de fácil consulta para ellos.

Para una actividad profesional como es un instituto de enseñanza, uno de los aspectos fundamentales para ofrecer a los estudiantes el mejor servicio es el de tener una agenda siempre ordenada y actualizada. En el caso de una escuela de baile, música, teatro u otra actividad física o artística, además de coordinar los horarios de los profesores es necesario agendar los espacios físicos, aulas o salas de ensayo para que no se superpongan y generen demoras y molestias a la hora de iniciar cada clase. Tener en mente todos estos detalles y vivir con la sensación constante de que podemos estar olvidándonos de algo significa desperdiciar energías inútilmente.

Para evitar estos inconvenientes que pueden arruinar la satisfacción de un cliente y crear un mal ambiente de trabajo entre los docentes, es importante contar con un software especializado en el cual confiar la programación precisa de todos los compromisos.

En DStudio, nuestro objetivo es ofrecer una herramienta que evite pérdidas de tiempo y de dinero. Además de sus múltiples funcionalidades de gestión, nuestra plataforma incluye una agenda online que estará siempre actualizada y no se perderán datos gracias a su back-up diario. Esta agenda además se sincroniza entre la versión de escritorio y la app móvil, de tal manera que siempre tendrás todo bajo control y en cualquier momento podrás consultar la disponibilidad de personas y recursos. Visualmente, podrás asignar a cada clase, profesor o espacio físico un color diferente, para poder identificar rápidamente todas las actividades en un mismo calendario. Al momento de registrar una actividad podrás verificar rápidamente la disponibilidad de salones o plataformas virtuales, y también podrás indicar un cupo máximo de personas apuntadas a cada clase, para que los salones no estén atestados de alumnos y todos puedan aprender con comodidad.

Coordina todas tus agendas de forma simple y rápida, y administra tu escuela con eficiencia. Si necesitas ayuda, puedes contactarte con nuestros asesores.