Fin de Año, Todo lo Que Necesitas Considerar Para un Cierre de Año Exitoso

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Fin de Año, Todo lo Que Necesitas Considerar Para un Cierre de Año Exitoso

Como planificar un cierre de año exitoso

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Si estás pensando llevar a cabo un fin de año, hay ciertos elementos que debes tomar en cuenta para que las presentaciones queden perfectas.

Generalmente, los alumnos suelen presentar muestras finales a sus familiares y al público general de todo lo que han practicado y aprendido durante el año; estos eventos se caracterizan por tener tras sí una minuciosa organización que permite principalmente que todo salga según lo planificado e incluso mucho mejor.

Estos son los elementos que debes tomar en cuenta: 

Horarios

Planificar los horarios de las presentaciones puede ser una de las tareas más complicadas. Hay que tener muy en cuenta la disponibilidad de salones o si existe un auditorio en donde se pueden hacer todas, tomando en cuenta tiempos establecidos y pautando horarios para cada una de las muestras grupales o individuales sin que choquen entre sí. Esto es solo por la parte interna, pues también es conveniente que las actividades se puedan planificar en un horario que resulte realmente favorable para el público general.

Lo primordial acá es que hay que utilizar un horario que se ajuste. Primero, a la disponibilidad del sitio que se utilizará, y en segundo lugar, a la de los alumnos y también a la de los asistentes. Esto con el fin de lograr la mayor asistencia posible al evento de fin de año.

Temática

Conviene hacer un análisis de cuáles son las tendencias del momento para así planificar cuál será la temática que engloba las presentaciones. Si bien estas se pueden realizar de manera individual y distintas entre ellas. Resulta más atractivo trabajar con una temática general y dividirla en particulares para asignarlas a cada presentación. En cuanto a esto, existen cientos de ideas dependiendo del tipo de evento. Ya sea porque se trate de representaciones de danzas recitales, teatro, performances y más, las opciones son múltiples pero hay que estudiarlas para que todas se enmarquen dentro del mismo tema.

Tickets

En cuanto a los tickets, una de las mejores opciones es dejar el diseño y la impresión en manos de especialistas para lograr un acabado profesional. Se pueden identificar con los números de asiento y los datos más relevantes sobre el evento, tal como el nombre, la dirección exacta, la fecha y la hora. 

Antes de realizar la impresión de los tickets, hay que tener bien determinado cuál será el lugar final que se utilizará, esto para conocer bien cuál es la distribución del espacio, la cantidad de asientos disponibles y si los mismos estarán identificados con números y/o letras para una mayor distribución y organización que permita que el evento comience a la hora correcta y no exista ningún problema con la logística.

 Vestuario

El vestuario es uno de los aspectos más importantes a la hora de las presentaciones. Recordemos que se trata de un cierre de fin de año y por lo tanto, es un gran evento para todos. No solo para los participantes sino también para los familiares y las personas que están detrás de toda la organización y que lo están haciendo posible. 

Existen varias opciones. Algunas academias e institutos se encargan de confeccionar cada uno de los vestuarios para así asegurarse de que sean todos iguales y fabricados con el mismo material y diseño. En otros casos, los alumnos deben hacerlo por su cuenta bajos las instrucciones que se les indiquen.  

Pero, sea como sea, el vestuario es uno de los puntos que no hay que pasar por alto y que tampoco hay que aplazar hasta último momento si lo que se quiere es lograr calidad y la confección deseada. Lo ideal es que una vez que estén definidos los actos de fin de año y la temática, se comience a trabajar en él. De esta forma estaremos asegurando contar con las telas que queremos y el lugar en donde se harán. Si hay problemas con las tallas o acabados finales, se puede solucionar antes de la fecha de la presentación.

Costos de entrada

Generalmente, hay que establecer una cantidad determinada de entradas de cortesía para algunos invitados especiales y para los familiares de los alumnos. Para establecer los costos finales, hay que considerar si los espacios donde se realizarán las presentaciones son propios de la academia o el instituto, o si por ejemplo se alquilará un salón especial con tarima. También habrá que calcular otros costos administrativos, alquiler de equipos de sonido, si habrá tentempiés para el final del evento y cualquier otro tipo de gasto que deba ser cubierto en relación con este día.

Para este punto y, en el caso de los vestuarios lo recomendado es complementa la organización con un software de gestión que te brinde datos reales y que puedas configurar los costos de acuerdo a los parámetros definidos previamente, adicional que te permite enviar notificaciones e email marketing desde la herramienta.

Conclusión

Para una correcta y exitosa planificación de fin de año, sea cual sea tu rubro, es conveniente tomar en cuenta todas estas recomendaciones y adicionalmente utilizar un software que te permita gestionar elementos como tus tickets y entradas. Dstudio es una excelente opción para lograrlo. 

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